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もっと楽に仕事をしよう。「ゆるーい仕事術」のススメ

      2015/06/30

打ち合わせのときの仕事術・・・というほど立派なことじゃないんですが、

いくつかヒントになるようなことがあればと思い取り上げてみようと思います。題して「ゆるーい仕事術」

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何から何までメモらない

話をウンウンと頷いてこまめにメモを取ってくれる人、

何から何まで書いている人とか結構見かけるんですが、

「本当にメモるべきこと」を残せているんでしょうか?

そもそも、「書く」ことに集中しすぎて、相手の話を「聞く」ことを怠ってしまうケースが多いんじゃないでしょうか。

「人の話を聞くときには必ずメモをとる」ということに囚われてしまって、肝心の内容が頭に入っていなかったら本末転倒ですよね。

あえて「メモらない」くらいの覚悟で相手の話を聞いてみて、

「ここが大事だ!」

と思った箇所や、具体的な数値、場所やキーワードなどをたまに記しておくくらいがちょうどいいのだと思います。

スマホをうまく使う

場合によっては、相手に失礼に思われてしまうシーンもあるかもしれませんが、

私は打ち合わせの場でも積極的にスマホを使います。

(別にタブレットとかPCでもいいんですけど、軽くてかさばらないので)

というのも、「メモする」より「写真」で残したほうが情報量が圧倒的に多いからです。

後で情報を共有するのにも、写真のが手っ取り早いですからね。

あと、次回の打ち合わせとかが決まったら、その場ですぐにカレンダーアプリにすぐに日にちを入れるようにしています。

振り返るときは柔軟に

打ち合わせが終わったら、振り返りを行います。

でも、「振り返り」も内容によってその都度やり方を決めずに、

そのとき一番効率がいい方法でやるようにしています。

  • デザインの話がメインだったら、A4のコピー用紙にイラストを描きながら話を振り返る
  • 取引条件とかだったらスマホのメモアプリを使う
  • 別に振り返る必要のないくらいのことだったら、すぐに社内や取引先に連絡して進める

というかんじで、毎回変えています。

じっくりと手帳にまとめる・・・というふうに、やり方を固定しないほうが私は楽かなと・・・。

(過去に何度か固定化させようとしてみたんだけど、続かなかった)

長々とした「報告メール」はしない

パッと見て読む気が失せるような、回りくどいメールはできるだけ送らないようにしています。

というのも、みんなそんな周りくどいメールは読まないから。

そして、そういう周りくどいメールを書いていると疲れるから笑

(これは人それぞれ、環境によって異なりますね)

2個伝えるために10個説明する、というような事はせずに、

適切な方法で2個ちゃんと伝えてあげるように意識しています。

メールをTODOリストにする

これはいつか記事にもしましたが、

私はTODOリストを使わずに、メールの「既読未読」でTODO管理をしています。

メール受信して、まだ行えてなかったら「未読」に変えて、

未読」件数=未完了

という風にするだけ。

Inboxとかもたまに使ってます。


 

・・・と、思いつくままに少し書き上げてみましたが、

ただめんどくさいことや自分が「無駄だ」と思うことを省いて、

ズルしてるだけです。

メールの打つのだって本当にやめたいくらい。

なんというか、もう少し気軽に仕事してもいいような気がするんですよねぇ。

まあ職種によって違うんだろうけど。

ほなさいなら!

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